腾讯内部分享:专注当下,我的腾讯式番茄工作法

2017-01-05 09:08 腾讯创业 潘佳韩

明天就是2017年的第一个工作日了。

你准备以何种姿态迎接2017的工作?

如果想要提高专注度、提升效率,不妨试试番茄工作法。

下文是腾讯员工的内部独家分享,利用一支笔,三张纸和一个番茄钟,保持专注、提升工作效率,非常实用,建议学习。

起因

其实很早之前就听说了番茄工作法,大概知道它就是一种让你在一个短时间内专心工作然后再专心休息的方法,也曾试验过一两次,不过也就浅尝辄止。然而作为一个前端开发,在腾讯工作久了,开始产生各种关于工作效率的困惑:

本来计划上午专心做这个需求,然而产品或测试时不时就过来找,只有到了晚上才有一个真正安静专心码代码的时间。

RTX(腾讯内部通讯工具)总是闪个不停,理吧,你的工作状态就被打断,而且有些RTX是讲重要信息,有些就是闲聊或跟你无关的讨论;不理吧,比如老大问你工作进度,比如产品@你问你bug处理情况,不理不行,至少换位思考我希望对方能快速响应。于是养成了RTX红点消除强迫症。

原计划今晚看看KM文章充充电的,但白天因为被各种事情穿插,需求进度没达到我要的程度,于是晚上继续码需求。

跟PM评估完成需求的时间,总因为各种原因延期,突然觉得准确评估时间好难

……

每每闲暇回想,总有上面困惑。作为一个工作三年的老人了,随着手头负责的项目变多,角色变得更重要,更迫使我去寻找提高工作效率的方法,一个更能平衡完成需求和提升自我的方法。于是我开始深入体验番茄工作法。

从年初的3月14号到现在,三个多月的实践给了我不少新的思路,我也探索了一套适合自己的富有腾讯特色的番茄工作法,分享出来以供大家参考。

概念

什么是番茄工作法?

简单说,它就是要求你专心工作25分钟,然后放开休息5分钟,同时只做一件事。它是一种专注当下的工作方法。

它的核心思路是如此地简单,让你一目了然,于是只要围绕这个思路你就可以很方便地定制自己的番茄工作法。之前我浅尝辄止是因为我只是简单地复制番茄书说的标准方法,不接地气。方法本身没有问题,关键在于你有没找到最适合自己最让自己舒服的结合方式。

工具准备

原版番茄工作法要求准备一支笔,三张纸和一个番茄钟。

能用excel代替纸笔吗?经试验,个人更推荐使用纸笔。因为现实的纸笔就相当于一个单独的“显示器”,你可以在工作过程中很容易地随时触碰到,随时记录调整,而不是按alt+tab从代码窗口切到excel。另外,当你完成了一个任务一笔把它划掉,更容易让你产生一种成就感。

三张纸,分别是做任务列表、今日待办和记录分析。相比去找打印纸,我发现一样非常适合我们的工具:新年笔记本。

深藏柜子里多年的新年笔记本终于发挥它的作用。我一般用第一页去做任务列表,然后从第二页开始做今日待办。第一页写满了怎办?直接从后面调一页到第一页就行,因为是活页(我发现去年发的非活页无法180度展开的本子就差很多)。那记录呢?我先不做。

另一个重要道具:番茄钟。我们是可以找到正宗的厨房番茄钟,不过你如果真在公司用了估计不到一天就被同事连人带钟一起摔了。你可以考虑用手机上的番茄APP,不过我发现一样更适合我的:我们Alloyteam出品的网页版番茄工作法AlloyTimer。

相比手机APP,因为我们平时工作就在台式机上,时间一到它一个alert框弹出更加明显也更加静谧。不用担心窗口切换,25分钟工作过程你不用去关注它,25分钟一到它弹窗自然就到了最前台,你可以方便地写下一个任务。

我的日常

每天第一件事

每天早上一来,我就给自己开一个钟:每日邮件信息梳理。这是我固定的第一个钟。

我会在这个钟做下面的事情:

check 未读邮件

check RTX未读消息

check 昨日业务数据

check tapd上的需求和bug列表

当我把上面check完,我就更新了我的任务列表,也很容易得到今天的待办列表。记在本子上是这个样:

我会对每一项做一个番茄钟预估。此时我常被问几个问题:

会不会有一些任务要很多个番茄钟甚至一天都完不成?此时你要做的就是:拆!超过7个番茄钟的任务是不允许的,你要想办法把它拆成更小的任务。番茄工作法本来就自带奖赏体制,它的奖赏就是每完成一个任务一笔划掉时的成就感,只有快速的阶段性的奖赏才能让你有更充足的动力完成任务。

我一个任务太小不够一个番茄钟怎么办?此时有三个方法。

方法1,拼凑。将几个小的任务合并起来在一个番茄钟完成。不过建议是相关的小任务,不然学过计算机的都知道,频繁切换进程的开销是很大的。

方法2,开mini钟。这是我的一个探索,我在25分钟的标准钟基础上,设定10分钟的mini钟。不过是否好用还在尝试,人脑是喜欢固定的有规律的东西,时而25分钟时而10分钟不容易让我们形成一种专注的惯性。

方法3,过度学习。这是原版番茄工作法推荐的。它建议你提前完成了任务,不要立刻去开始新的,也不要立刻进入休息阶段,而是开始回思你做这个任务的过程,去想有没有更好的做法,有没有提升效率的空间,有没有相关的知识值得去学习。有时人要精通某一件事,就需要过度学习。

上面三种方法自己根据实际情况选择。

评估任务是不是会花很多时间,你这个番茄钟够用吗?其实,拆分任务更花时间,当你把一个大任务拆成半小时一小时为单位的小任务,要评估番茄钟是很快的。你怕你要花很多时间拆任务,简单,单独开一个番茄钟来做任务拆分就行。

这就是我每天来的第一件事。

开始番茄钟

在AlloyTimer上面写好任务名称

点击开始

把所有无关的窗口最小化,包括RTX

专心工作25分钟

……

叮~完成

这就是一个完整的番茄钟。对于一个成年人,保持25分钟的心无旁骛应该不难。

然而现实的情况总是更加复杂,我常遇到下面的情况:

情况1:RTX不断地闪,理还是不理?

这曾是最困扰我的问题,我发现我已经“被养成”了时不时就要扫一下有没有新的消息的习惯。现在我摸索出自己的解决方案:我工作在开发机,RTX放在办公机。工作钟进行的时候,把RTX窗口最小化。然后这25分钟我只在两种情况下会去看RTX消息:

✔重要的RTX会话有消息。我将重要的(如组长)以及当前工作项强相关的会话单独抽出来合成一个新的合成窗口。只有这个合成窗口有新消息会做即时处理。

✔有人@我。这没得说,一般别人有要紧事才会@我(然而我讨厌有人@all然后说一些不是所有人都要关心的事情)。

我现在还是不自觉地时不时瞄一下RTX,不过大部分情况下我不再去即时处理。

情况2:测试突然找你改bug

这就是番茄书说的中断。它可能是来自自己,突然想起有一件事要做,有可能是来自外部,测试突然找你改bug。此时你就要评估优先级了:

照经验,大部分情况下都是非紧急的事情,此时我会在今日待办里面新增一项然后继续当前番茄钟的内容:

当然,有同事从老家带特产过来就属于需要中断的紧急事务了,去晚了谁给你留……

情况3:码代码正high时铃声响起怎么办?

正宗的程序员都有体会过码代码码到很high,啪啪啪敲键盘根本停不下来的感觉。然而此时到了5分钟的休息时间,怎办?

原版番茄工作法建议:把当前的状态记下来,然后果断开始休息。太沉浸一件事会让你失去对整体的把握,会容易忽略更重要的事情。

我的方案是,花3秒扫一下有没有更重要的事情,如果没有,如果真的很在状态,那就直接开始下一个25分钟番茄钟。毕竟,有时候实现一个功能需要一时间完整的思路,有时候定位一些特复杂的bug,好不容易跟踪调用栈到很深的地方,此时停下来你等会又要花不少时间进入状态。

不过个人建议最多两个番茄钟连续进行。虽然你可能觉得我可以真的保持专注连续4个番茄钟6个番茄钟,不过你要知道你要工作的是一整天,一周至少工作五天,太早地把状态耗光并不好,有些灵感更要在休息时才激发出来。看学校,一节课也就50分钟左右。

想办法减少干扰,能只做一件事,专注个25分钟是很幸福的事情。

休息时间

经典的番茄书给了这样一张图,它列出了最放松到最不放松的事情:

关于这5分钟,它推荐:休息,休息,休息;溜达,喝水,睡觉。不要去看邮件、看新闻、打电话,不要做这些费脑力的事情,如果真的需要做,开一个番茄钟去做。

结合在腾讯工作的实际情况,休息时间我建议第一件事:上洗手间。别笑,这是很现实的,你可以根据实际情况每次休息或每两次休息去一趟,要知道在25分钟里面去一趟洗手间是挺费时且容易打断状态的(反正对于我自己,我是每个番茄钟就喝完一整杯水的人,所以每次都去)。然后你可以倒杯水,走走,如果有同事没那么忙可以闲聊几句。你也可以选择在茶水间站在窗前看车来车往,体会繁忙中的一点悠闲。怎样能让你放松你就怎样来。

叮~时间到了,找出今日待办中优先级最高的,开始下一个番茄钟。

我的各种神奇标记

番茄工作法并不限定你要怎么记录任务,你只要把握核心思路,其他的你可以自由发挥。于是我的笔记本里就有各种“老教授式”的标记:

成果

很难量化使用番茄工作法之后,工作效率提升了百分之几。它是否有用是比较主观的,是需要经历一段长时间的量变才能产生质变。我就先列举我这段时间的数据,起于3月14号,截止6月29号:

这时候就有两个问题值得注意:

一天完成7个番茄钟算多吗?要知道不算晚上,我们每天的工作时间以6小时算,那应该可以完成12个番茄钟才对。理论如此,但实际工作总有各种小事各种不得不停下来的中断,生活并不总如你的剧本那样进行。我觉得比较理想的完成数是8-9个,一天完成13个番茄钟,那一天是忙的想吐血的。

我一天完成3个番茄钟是不是很惭愧?别把番茄钟完成的多少和你的工作量等同,别把番茄钟当做向他人展示你自己一天有多努力的工具。它是做自我管理的,是给自己看的。一天完成的番茄钟多少,它表示的是你今天专注做一件事的时间,但可能今天你有一大堆的零碎的事情,可能今天你感觉状态不好不想开番茄钟。推荐的思路是:开了番茄钟,就抛除杂念专心做一件事,状态不好就干脆不要开钟。

番茄工作法也给我带来一些额外的好处。比如说我以前习惯用prowork做每日记录,早上来了写一遍,晚上回去前再根据实际情况更新一遍。但现在使用番茄工作法,我就停用prowork了,因为它本身就具有prowork的功能,且随着番茄钟的进行它是实时调整的,另外我们可以方便地做各种标记、各种备注,记录当时的想法。

 

用这个番茄笔记本整理本周工作周报,也是说不出的方便。

下阶段优化尝试

我也会时不时地冒出一些新想法,通过尝试探索来让我的番茄工作法更加量身定做。最近我在做以下尝试:

数据统计分析。前面提到番茄工作法推荐建议三张纸,第三张纸做记录。但是前期我的重点是习惯番茄工作法,定制番茄工作法以一种更让自己舒服更容易持久坚持的方式运作。于是略去记录这一步。而现在,我打算开始每日记录一些数据,如完成番茄数,如中断次数和原因,然后用数据来指导我,调整番茄钟变得更高效。

脑图版任务列表。我开始尝试用脑图做任务列表,它可以直观标注完成度,收起已完成任务,还可以每日导出一张快照。

RTX专用番茄钟。重要的RTX消息我处理了,但还有不少普通的RTX消息,总不能等到第二天再看吧,于是我时常需要在5分钟消息后再额外花些时间看RTX消息。我想着是否可以固定几个番茄钟用来处理RTX?如前面提到的每天第一个番茄钟,还可以有午睡后的第一个番茄钟,傍晚饭后的第一个番茄钟。当然了,看RTX是不是需要那么专注,自己决定。

越简单的方法越具有可实行性。在我的尝试中,只有很适合我能比较明显提升效率的实践会被我固定下来,其他的抛弃,即使是经典番茄工作法推荐的。

结语

到此,我的腾讯特色番茄工作法介绍完了,不过它很适合我却未必适合你,你需要自己定制。比如说,谁说必须设定25分钟,如果你的工作内容经常需要快速响应适应变化,那你可以把一个番茄钟改成15分钟,甚至10分钟。

关于番茄工作法,推荐经典书籍:

不过在你开始搜这本书之前,我建议你跟我当初一样,先不要看书,而是在牢记核心思路的情况下,直接就开始实践。当你实践了两三个月有了不少自己的思路,此时再来看书对照你会有更多的收获。

最后引一句经典书籍中的话来结束我的文章,它能让你更好地把握番茄工作法:

在番茄钟内,你就应当只关心这25分钟,而不是整个活动何时完成,这有助于你完成工作本身。

番外篇

这里我想说一个我工作之外的实践,我将番茄工作法用于阅读。我发现周末我想看书的时候总是静不下心,容易看一会书就刷一下朋友圈,或者想着今晚要不要和朋友去看场电影,成效极低。然而当我把番茄工作法用于读书效果竟然出奇的好,坚持25分钟阅读不分神是很容易做到的。多做尝试,总有意外的收获。

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